Inúmeros são os resultados encontrados ao se colocar no Google: “como implantar um software?” ou “O que é implantação de software?”. Porém, todo esse conteúdo se resume em pouca informação: a grande maioria das publicações abordam quais são os passos para a implantação de um software ou quais são as etapas que devem ser seguidas para ter um software implantado com eficiência nas empresas.
Assim, pouco se fala sobre o mais importante: o tempo de implantação e dicas de como tornar este processo efetivo e rápido – afinal, a grande maioria das empresas necessitam que o software seja implantado com urgência.
Contextualizando
Para contextualizar um pouco, você sabe dizer o que significa “implantação de software”?
De acordo com um dos sites de pesquisa mais acessados atualmente, “a implantação é a fase do ciclo de vida de um software (programa computacional, documentação e dados), no contexto de um Sistema de Informação, que corresponde textualmente à passagem do software para a produção”. Ou seja, traduzindo para uma linguagem mais simples: você identifica que precisa de um determinado software em sua empresa para otimizar os seus processos ou atividades, começa a procurar no mercado algo que poderá resolver aquele problema, encontra uma solução que se encaixa em suas necessidades, apresenta para os seus gestores que aprovam a ferramenta e inicia o processo para colocar essa nova tecnologia na sua empresa.
Assim, o processo de implantação passa desde a aquisição da solução, passando pelo passo a passo para iniciar a sua operacionalização até à conclusão com o seu efetivo e perfeito funcionamento e utilização por parte dos demais usuários dentro da empresa.
Se você é da década de 70 e 80, vai se lembrar muito bem como era o processo para implantação de qualquer ferramenta: você comprava um software e os arquivos estavam alocados em inúmeros disquetes. Quando você recebia em sua empresa, era o famoso sistema “Do Yourself”, o verdadeiro “se vira”, dava uma vontade de chorar ao se deparar com tantos arquivos e manuais mal-escritos.
Nos anos 90, os disquetes foram substituídos por CDS, mas a choradeira era a mesma, não terminou, para implantar um software mais complexo, você tentava mas não conseguia, a empresa tinha que contratar um analista que se deslocava a custos absurdos. A implantação muitas vezes poderia ser bem mais onerosa do que o preço do software. Que dilema! Com o passar dos anos as coisas mudaram um pouco.
Atualmente, essa implantação é feita por analistas. Normalmente, a empresa adquire o software e algumas horas de implantação serão dedicadas para que o projeto se conclua. Caso isso não aconteça, horas extras serão oferecidas, mais dinheiro a ser gasto. As empresas acabam entrando em um looping infinito de compra de horas. Do outro lado, existe o desgaste dos analistas, porque muitas empresas não implantam o software pela dificuldade no processo.
Com isso, o desuso da ferramenta surge, o que provavelmente irá gerar o famoso “churn”, ou o cancelamento do contrato com a sua empresa. Podemos garantir que a taxa de churn dos clientes aumenta consideravelmente quando ele não consegue implantar uma ferramenta, pois ele acaba voltando ao processo tradicional, dado que passou meses na tentativa de implantar e não conseguiu enxergar valor no seu produto. Grandes inadimplências também podem ocorrer quando uma empresa não colhe valor rápido com a sua solução.
De quem é a responsabilidade pela implantação de software?
A responsabilidade pela implantação do software normalmente é do Gestor de Projetos, que provavelmente irá recorrer à empresa que contratou o software, solicitando ajuda para implantar o projeto. Frequentemente ele se depara com inúmeros documentos com um passo a passo de implantação, ou até mesmo é direcionado para acessar plataformas EAD e se depara com manuais desatualizados. Ele naturalmente se perde e ficará refém das reuniões que normalmente são realizadas por analistas de implantação/especialistas/implantadores, que prestarão as informações necessárias dentro de um número x de horas contratadas.
E por falar nestas reuniões, a grande maioria delas são improdutivas e maçantes, pois o Gestor necessita de horas e horas para chegar a operacionalizar a ferramenta, o que torna o processo extremamente desgastante e improdutivo. Para complementar, o tempo para implantação, acaba sempre excedendo ao prazo inicial, dado que o Gestor está simplesmente esgotado com este método de implantação arcaico e moroso.
Sem falar dos analistas de implantação, que passam horas e horas com o cliente e ele não absorve a informação e não realiza o que precisa ser feito, enfim, na prática, a próxima reunião vai chegar e o cliente não realizou as configurações solicitadas. Isso leva o analista à exaustão pois ele terá que repetir a mesma coisa da reunião anterior. Desgaste, improdutividade e re-trabalho, são algumas das considerações feitas por parte destes profissionais.
Portanto, pense com a gente: seria muito mais produtivo se o próprio Gestor do Projeto conseguisse implantar a ferramenta sem o auxílio do analista de implantação? Ou o analista de implantação dedicasse apenas algumas horas para auxiliar o cliente em dúvidas ou esclarecimentos? Mas, como isso é possível?
Sabemos que isso é bem pragmático, mas após anos e anos vivendo intensamente na dependência 100% de um analista viemos para quebrar este paradigma. Imagina se o cliente tivesse acesso a um passo a passo, através de um cronograma estruturado de como operacionalizar cada funcionalidade somado as tarefas que ele precisa executar que estarão em cada etapa do processo, tudo em uma plataforma SaaS, em que o cliente coloca somente o seu login e senha e tem acesso ao seu produto de implantação?
Este produto vai estar configurado em módulos ou podemos criar uma trilha de implantação, para que o cliente tenha todo o conteúdo super organizado e estruturado em fases e etapas. Podemos garantir que o cliente, com um conteúdo passo a passo e atividades a serem realizadas com a aprovação e check do analista, conseguirá implantar o software sozinho ou chegará nas reuniões de implantação somente para esclarecer dúvidas e dar continuidade ao seu cronograma! Um verdadeiro sonho para as empresas que querem otimizar e escalar os seus processos!
As empresas de implantação de software só têm a ganhar com tudo isso!. Reuniões mais produtivas e satisfação do cliente ao ter o software implantado, são resultados alcançáveis quando você decide utilizar uma tecnologia adequada para a implantação da sua ferramenta.
Mas, se podemos te contar um pouco mais, isso já é uma realidade para você, empresa de implantação de software. Essa solução está ao alcance de suas mãos. Com o Evolutto você tem o que há de mais moderno em tecnologia para implantação da sua ferramenta. Veja abaixo tudo o que você precisa saber sobre a ferramenta que veio para revolucionar o seu processo de implantação.
Por que eu preciso do Evolutto como ferramenta?
Com o Evolutto o processo de implantação da sua ferramenta será simples, didático e rápido! Com uma trilha estruturada ou através de módulos bem definidos, seu cliente terá todo o acompanhamento por parte do seu analista, seja por meio de uma comunicação síncrona ou assíncrona, é só acionar o analista através da Central de Ajuda da plataforma. Esta forma de atendimento possibilita um considerável aumento da capacidade operacional de atendimento do analista de implantação.
Com o Evolutto, a gestão é completa! Temos dashboards e indicadores de gestão, para acompanhamento do avanço dos seus clientes e da performance dos seus analistas.
Com relação ao seu cliente, você terá o processo de entrega totalmente tangibilizado, seu cliente desde o início do projeto tem um cronograma estruturado de todas as fases e etapas do projeto.
O Evoluttto é muito mais que uma plataforma de gestão de projetos. Veja abaixo tudo o que esta tecnologia revolucionária tem para te oferecer:
- White Label: Apresente jornadas de implantação dos módulos do seu ERP dentro da sua plataforma de consultoria de forma customizada!
- Jornadas assíncronas de implantação: Faça a implantação dos diferentes módulos do seu software de maneira otimizada através de trilhas inteligentes onde seu especialista acompanhará todas as etapas, fazendo as validações necessárias sem a necessidade de estar “preso” a vídeo chamadas ou fazendo relatórios manuais. Automatizamos toda a distribuição de materiais e procedimentos de apoio e criamos checkpoints que permitem a máxima gestão de cada projeto.
- Ganho de produtividade: Nossa equipe possui know-how de +10 anos em escalar processos consultivos, vamos multiplicar a capacidade do seu time em conduzir 3 a 5 vezes mais projetos simultâneos.
- Gestão e controle: Temos um dashboard poderoso com relatórios práticos para você acompanhar todas as etapas dos projetos dos seus clientes, análise de performance cliente/implantador, engajamento e adoção/expansão. Além disso, estará disponível toda uma central de ajuda para seus clientes através de Chat/Tickets de chamado de fácil acesso e com total rastreabilidade.
- Redução de custos operacionais: Esse modelo digital permite uma redução de até 70% no seu custo de implantação do seu software!
Principais desafios que impedem as empresas de implantação de software de escalarem seus projetos
– Altas taxas de churn
– Excessivo número de reuniões improdutivas
– Falta de um lugar exclusivo para armazenar os arquivos e documentos que são utilizados no processo
– Controle de avanço realizado em planilhas de excel não automatizadas
– Excesso de comunicação descentralizada
Definitivamente não existe escala com processos desorganizados!
Através do nosso dashboard, você consegue visualizar o momento em que seu cliente está na implantação, você saberá exatamente em qual etapa ele parou, podendo auxiliá-lo para que ele avance no cronograma.
Pelo o percentual de avanço, você saberá se o seu cliente está em dia, adiantado ou atrasado no cronograma. Estas análises permitem que você faça ações proativas com seus clientes com o objetivo de evitar o desengajamento com a sua ferramenta, além de ter também, a implantação concluída dentro do prazo.
Vejam o depoimento de um dos nossos principais clientes:
O Evolutto nos trouxe maior controle, segurança e resultados! Com a possibilidade de acompanhar o cliente através do percentual de cronograma, hoje conseguimos saber exatamente em qual etapa de implantação o cliente está, o que nos permite atuar diretamente no problema para fazer com que ele avance e obtenha sucesso na implantação dos nossos módulos.
O nosso cliente hoje tem a segurança que um consultor o acompanha, pois não deixamos ele sozinho, interagimos constantemente via chamado na plataforma.
Com todos esses avanços permitidos pela plataforma do Evolutto, conseguimos, portanto, dar autonomia ao cliente, mantendo a mesma qualidade e excelência de uma implantação realizada de forma online junto a um consultor especialista.
Gestor Comercial
Como é realizada a implantação do software por meio do Evolutto? Em quanto tempo eu terei o meu cronograma estruturado na plataforma?
Temos um gráfico onde colocamos os prazos de implantação da nossa ferramenta:
Se você possui um gestor de projetos que possa se dedicar integralmente para a implantação do Evolutto, o prazo pode ser reduzido consideravelmente – temos clientes que implantaram em 2 meses.
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